|
آناليز سيستم حسابداري مالي
برنامه نرم افزاري حسابان از چهار قسمت عمده منوها- فرمها - ليستها و پيغام ها تشكيل شده كه در هر كدام موارد كاربري خاصي لحاظ شده است .
الف ) منوها
براي استفاده از منوهاي اين نرم افزار ميتوان با كليك بوسيله اشاره گر برروي هر منو يا فشاردادن شماره مربوط به هر منو توسط صفحه كليد ، به منوي مورد نظر دسترسي پيدا كرد .
براي خروج از هر منو مي توان از ضربدر موجود در بالاي هر منو يا كليد Esc استفاده كرد .
ب) فرمها
بيشترين محيط اين نرم افزار را فرمها تشكيل مي دهند و اطلاعات ، در اين فرمها وارد مي شوند .
فرمهاي اين نرم افزار به چهار نوع زير تقسيم مي شوند :
_ فرمهاي ورودي مستقيم
_ فرمهاي ورودي غير مستقيم
_ فرمهاي خروجي
_ فرمهاي عملياتي
بطور كلي فرمها از دو قسمت تشكيل شده اند :
قسمت اول جدولي است كه اطلاعات مربوط به آن فرم در جدول بصورت ركوردي نمايش داده مي شود . موقعيت در جدول را مي توان توسط اهرم كشويي موجود در سمت چپ جدول تغيير داد .
قسمت دوم نوار فرماني است كه در پايين فرم قرار دارد ، برروي اين نوار فرمان ، دكمه هايي وجود دارند كه هر كدام نشان دهنده عملي است كه مي توان در فرم انجام داد .
اين دكمه ها عبارتند از :
جديد- ويرايش- ذخيره -انصراف - حذف- جستجو- چاپ
عملكرد هر يك از اين دكمه ها در شرح خواهد آمد .
با زدن دكمه جديد فرمي باز مي شود كه فيلدهاي موجود در اين فرم به فيلدهاي اجباري ، اختياري و نمايشي تقسيم ميشوند .
در فيلدهاي اجباري بايستي داده حتماً وارد شود در غير اينصورت ركورد مجاز به ذخيره شدن نخواهد بود . برچسب فيلدهاي اجباري با رنگ سفيد مشخص شده است .
فيلدهاي اختياري ، فيلدهايي هستند كه با وجود مقادير تهي نيز مي توان از آنها گذشت و ركورد را ذخيره كرد . برچسب اين فيلد ها به رنگ آبي است . فيلدهايي كه صرفاً جنبه نمايشي داشته و توسط سيستم تكميل مي شود فيلد هاي نمايشي بوده و به رنگ سبز مي باشند .
براي حركت دربين فيلدها مي توان از اشاره گر استفاده كرد ، برروي فيلد مورد نظر كليك كرده و اطلاعات مربوط به آن قسمت را در فيلد وارد كرد . بوسيله كليد Enter نيز موقعيت به فيلد بعد و Shift+Tab موقعيت به فيلد قبل منتقل مي شود.
ج) ليستها
در برخي از مواقع در نرم افزار ليستهايي در اختيار كاربر قرارمي گيرد كه مي توان در آن عمل جستجو را انجام داد و ركوردي را انتخاب كرد .
اين ليستها از طريق دكمه جستجو و يا برخي فيلدهايي كه احتياج به ليست دارند فراخواني مي شوند .
پنجره اين ليستها از دو قسمت تشكيل شده است :
در قسمت بالاي ليست ، نوع جستجو بر اساس كد يا نام انتخاب مي شود و در پايين ليست نيز جدولي قرار دارد كه موارد يافت شده را اعلام مي كند .
جستجو در اين ليستها به دو شكل صورت مي گيرد : جستجوي افزايشي و جستجوي با دقت بالا .
عملكرد جستجوي افزايشي به اين صورت است كه با وارد كردن هر حرفي از عبارت ، جستجو انجام مي شود و قبل از اينكه تايپ تمام شود ، ركورد مورد نظر در جدول بوسيله فلش نشان داده ميشود .
براي انتخاب آيتمهاي جستجو مي توان از اشاره گر استفاده كرد يا از كليد هاي تركيبيCtrl+A براي كد و Ctrl+B براي نام استفاده نمود .
بطور مثال در ثبت سند براي انتخاب و يا جستجوي سطحي از حسابها ، با زدن Enter برروي فيلد سطوح يا كليك بر روي برچسب سطوح ، ليست مربوطه باز مي شود . عبارت سطح موردنظر را در قسمت نام وارد كرده ، در هنگام تايپ عبارت ، سطح مورد نظر در جدول بوسيله فلش مشخص مي شود .
در صورتي كه ركورد مشخص شده ، سطح مورد نظر ما باشد با فشردن كليدEnter موقعيت را به جدول انتقال داده و با زدن مجدد Enter ركورد را انتخاب كرده يا بوسيله دكمه تاييد ، عمل جستجو خاتمه مي يابد .
اگر از طريق دكمه جستجو در فرمهاي ورودي مستقيم ، اين ليست باز شده باشد بعد از بسته شدن اين پنجره موقعيت در جدول ، برروي ركوردي كه درليست مورد جستجو بوده قرار مي گيرد اما اگر اين ليست بوسيله كليك كردن بر روي برچسب فيلد در فرمي فراخواني شده باشد ، نتيجه جستجو به فيلدي كه ليست فراخواني شده منتقل مي گردد .
عملكرد جستجو با دقت بالا به اين صورت است كه لازم نيست عبارت مورد جستجو بطوركامل تايپ شود . بطور مثال اگر خواسته باشيد نام پرسنلي را جستجو كنيد كه درآن كلمه علي بكار رفته باشد در قسمت نام ، اين كلمه را وارد كنيد . با فشردن كليد هاي Ctrl+Enter عمل جستجو با دقت بالا شروع مي شود و موارد يافته شده در جدول آورده مي شود .
با زدن Enter موقعيت به داخل جدول منتقل مي شود و مي توان از ليست جديد ، پرسنل مورد نظر را انتخاب نمود . انتخاب ركورد با اشاره گر نيز انجام مي شود . با تاييد ، عمل جستجو خاتمه پيدا مي كند .
د ) پيغام ها
اين پنجره ها به صورت هاي زير ظاهر مي گردند :
الف) خطا ب) هشدار ج) توجه
الف _ خطاهاي برنامه در زمان وجود نواقص واشتباه در ورود اطلاعات رخ مي دهد كه اين امر منجر به ظاهر شدن پنجره پيغام خطا و عدم ثبت مي باشد ، با تاييد پنجره ، به بخش ورود اطلاعات بازگشته ، به تكميل نواقص و تصحيح اشتباهات پرداخته مي شود .
ب _ پنجره هاي هشدار براي حصول اطمينان كاربر از كاري است كه قرار است انجام شود .
ج _ پنجره هاي توجه پس از اتمام عمليات ظاهر مي گردد ، اين پنجره حامل گزارشي از اعمال انجام شده مي باشد .
ورود به سيستم
بعد از اجراي نرم افزار اولين پنجره اي كه براي كاربر ظاهر ميگردد پنجره اي است كه كاربر بايستي درآن نام و كلمه عبور خود را وارد نمايد .
در اين سيستم مي توان كاربران متعدد داشت كه هر كدام امكانات خاص خود را داشته باشند . براي تعريف كاربر بايستي به پرونده كاربران موجود در منوي امكانات رجوع شود .
بعد از وارد كردن نام كاربر و كلمه عبور در پنجره مربوطه ، با زدن دكمه تاييد يا فشار دادن كليد هاي Ctrl+Enter مشخصات كاربر مورد نظر تاييد مي شود و يا به عبارتي مجوز ورود به سيستم داده ميشود .
توجه شود اگر نام كاربر وارد شده در سيستم نباشد و يا كلمه عبور اشتباه باشد بعد از تاييد كردن ، نرم افزار بسته شده و كنترل به محيط ويندوز بر مي گردد .
دكمه بازگشت يا كليد Esc ، باعث خروج از برنامه مي شود .
در صورت نصب نبودن قفل سخت افزار ، پيغام خطايي بعد از تاييد شدن كاربر صادر مي شود .تاييد كردن اين پيام خطا ، موجب خارج شدن از نرم افزار ميشود . پس از نصب قفل مي توان وارد نرم افزار شد .
در نواربالاي صفحه اصلي 6 منو ديده مي شود که از 0 تا 5 در کنار آنها شماره گذاري شده است . اين شماره ها جهت سهولت کار کاربر از طريق استفاده از صفحه کليد در نرم افزار مي باشد کاربر بازدن شمارة منو مورد نظر و يا با كليك كردن بر روي آن مي تواند به زير منوهاي آن منو دسترسي داشته باشد .
براي خروج از اين صفحه مي توان از ضربدر موجود در سمت چپ بالاي صفحه يا استفاده كرد.
|